Pernah Rasa Pening Setiap Kali Nak Order Ubat?

Proses membeli ubat di klinik selalunya bukan kerja sekali-sekala — malah ada yang perlu dibuat setiap minggu atau setiap bulan.
Masalahnya, kalau klinik tiada sistem atau SOP yang tersusun, kerja ini akan makan banyak masa dan tenaga staff.

Akhirnya, owner penat, staff pun penat.
Bila masa dan tenaga habis untuk kerja teknikal, fokus untuk beri servis terbaik kepada pesakit pun terjejas.

Dalam artikel ini, kami kongsikan masalah paling biasa yang klinik hadapi ketika proses membeli ubat — dan cara langkah demi langkah untuk selesaikannya dengan lebih mudah.

1. Tak Tahu Ubat Mana Perlu Order

Dalam sistem, ada ratusan jenis ubat. Kadang-kadang, staff sendiri pun tak pasti ubat mana perlu ditambah stok.

Cara atasi:
Sebelum order, semak 3 kriteria utama ni:

1. Kuantiti tinggal sedikit – tak cukup untuk 3 bulan akan datang.

2. Kuantiti dah habis (0).

3. Ubat hampir tamat tempoh (expiry).

Kalau sistem anda boleh keluarkan senarai ubat ikut kriteria ini secara automatik, kerja jadi lebih senang.
Anda boleh terus susun ubat ikut vendor, keperluan atau tahap kepentingan — tanpa perlu semak satu-satu.

Yang lagi best, data ini dikeluarkan mempunyai Smart Analytics untuk membantu beli ubat ikut data, bukan ikut andaian. Jimat masa, elak pembaziran, dan stok sentiasa cukup.

2. Banyak Kerja Manual Copy & Paste Senarai Ubat

Antara kerja paling leceh — copy dan paste satu-satu nama ubat sebelum dihantar ke vendor.
Selain ambil masa, silap kecil pun boleh menyebabkan order tertinggal.

Cara atasi:
Dengan fungsi Purchase Hub, anda boleh hantar senarai ubat terus ke vendor dalam masa kurang 5 minit.
Tak perlu lagi buka Excel, copy paste atau taip semula — semuanya boleh dibuat automatik dari sistem.

3. Terlepas Pandang Tarikh Bayaran ke Vendor

Ini antara masalah yang nampak kecil, tapi beri kesan besar pada hubungan dengan supplier.
Bayaran yang lewat boleh jejaskan kepercayaan vendor, dan dalam jangka panjang — susah nak dapat harga istimewa atau payment term yang fleksibel.

“Building a long-term healthy relationship between supplier and organisation will allow for ideas and feedback to be passed between the two… improving operations, reducing costs and enhancing customer service.”
— Oxford College of Procurement and Supply

Cara atasi:
Gunakan sistem centralized untuk track due date dan status pembayaran.
Dengan Purchase Hub Yezza, Admin dan Finance team boleh:

• Semak invoice yang hampir due,

• Update bayaran, dan

• Upload resit dengan mudah.

Owner pun boleh pantau semua status dari satu dashboard — tanpa perlu tanya satu-satu.

4. Update Satu Per Satu Ubat Baru Dalam Sistem

Selepas ubat sampai, ada satu lagi kerja renyah: update stok satu per satu ikut invois.

Cara atasi:
Gunakan fungsi bulk update dalam Purchase Hub.
Semua ubat yang dibeli boleh dikemaskini serentak berdasarkan invois — jimat masa, kurang risiko tersalah input.

Kesimpulan: Automasi = Jimat Masa + Kurang Stress

Dengan sistem yang betul, proses pembelian ubat tak lagi jadi rutin yang melelahkan.
Semua boleh dibuat lebih cepat, tepat dan teratur — supaya owner dan staff boleh kembali fokus pada perkara paling penting:
👉 menjaga pesakit dan mengembangkan klinik.

Dapatkan  sistem Clinic Management Yezza yang dilengkapi Purchase Hub untuk mudahkan proses order ubat anda.