Purchase Order merupakan salah satu dokumen penting yang wajib ada pada transaksi jual-beli. Meskipun dalam praktiknya, kebanyakan perusahaan menggunakan istilah atau bahkan dokumen lain, namun keberadaan purchase order (PO) ini tetap penting.
Purchase order sendiri merupakan salah satu dokumen penting dan resmi dalam sebuah transaksi. Bagaimana cara membuatnya? Simak penjelasan selengkapnya dengan contohnya!
Apa itu purchase order?
Sumber: mekari.com
Purchase Order atau PO merupakan salah satu dokumen yang dibuat ketika ingin mengadakan transaksi dengan perusahaan lain. Isi dari dokumen yang satu ini yaitu daftar barang yang ingin dibeli atau dipesan. Bagi pembeli, ini merupakan bagian dari permintaan kepada penjual. Sementara bagi pembeli, ini bisa dijadikan bukti atas transaksi jual-beli.
Fungsi purchase order dalam bisnis
Ada beberapa fungsi purchase order yang wajib diketahui. Berikut ini beberapa kegunaan dari purchase order yang wajib diketahui:
Meminimalisir kesalahan pemesanan
Pesanan yang banyak diterima oleh perusahaan terkadang membuat data antara satu transaksi dengan transaksi lainnya tertukar dan terjadi kesalahan pesanan. Ini sering terjadi terutama pada waktu tertentu dimana perusahaan mendapatkan begitu banyak pesanan.
Dengan adanya purchase order (PO) ini, perusahaan dapat lebih mudah dalam mengatur setiap transaksi yang ada. Purchase order bisa membantu perusahaan dalam meminimalisir kesalahan untuk setiap transaksi yang diterima.
Mencegah pemesanan ganda (double order)
Dengan adanya purchase order (PO), maka perusahaan dapat melakukan pengecekan ulang sehingga bisa dipastikan tidak ada pesanan ganda atau double order yang dilakukan oleh perusahaan. Mengingat purchase order merupakan bagian dari pencatatan perusahaan, maka perusahaan dapat menggunakannya untuk cross check.
Memudahkan pelacakan pesanan
Sekarang ini transaksi dilakukan tidak hanya dalam satu tempat tertentu, namun jika lintas wilayah. Dengan begitu, barang yang dipesan perlu dikirimkan melalui darat, laut, bahkan udara. Oleh sebab itu, pihak pembeli tentunya ingin agar pesanan mereka bisa dilacak keberadaannya.
Dengan adanya purchase order ini, maka pembeli bisa melakukan pelacakan barang. Dengan adanya sistem yang mengintegrasikan antara pihak penjual, pihak ekspedisi, dan barang yang dikirimkan, maka pembeli hanya perlu memasukkan nomor purchase order tersebut dan barang bisa diketahui keberadaannya.
Contoh Purchase Order
Untuk lebih jelasnya, berikut ini beberapa contoh purchase order yang bisa dijadikan template. Namun, perlu dicatat bahwa ini bukan template baku dan penerapannya bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan juga transaksi yang dilakukan.
Sumber: jurnal.id
Itulah penjelasan lengkap mengenai purchase order atau PO. Nah, setelah membaca penjelasan tersebut, coba terapkan dokumen yang satu ini ke dalam bisnismu agar pencatatan pesanan yang diterima dapat lebih tertata dan tersusun dengan rapi.
Leave a Comment