Majoriti klinik yang wujud di Malaysia, mempunyai sistem pengurusan pesakit. Malangnya, slot untuk pesakit jarang sekali penuh dan ini memberi kesan langsung kepada pendapatan harian sesebuah klinik.
“6 dari 10 usahawan klinik tidak sedar yang wujud kelemahan dan kekurangan pada sistem pengurusan klinik yang mereka gunakan.”
3 tanda sistem pengurusan klinik dan sistem pengurusan pesakit anda gagal adalah :-
- Berlaku double booking
- Pesakit terlepas sesi temu janji
- Gagal aktifkan pesakit yang berhenti follow up
Jika anda hadapi salah satu atau ketiga-tiga tanda di atas, jangan risau kerana ada solusinya.
Tahukah anda, sebuah klinik mampu aktifkan semula sekurang-kurangnya 15% bekas pesakit yang terlepas sesi temu janji dengan sistem pengurusan pesakit yang betul.
Anda boleh jangka untuk dapat kembali tambahan RM60,000 – RM80,000 jualan (sales) yang hilang dengan teknik & strategi yang betul.
Baca : 7 Ciri-Ciri Sistem Janji Temu Klinik Untuk Naikkan Sales (2023)
Apa Itu Sistem Pengurusan Pesakit?
Sistem pengurusan pesakit atau patient management system (PMS) adalah alat yang dibina untuk mengurus urusan pentadbiran dan menyimpan data & rekod pesakit yang mendapatkan rawatan di sesebuah klinik atau hospital.
Objektif sebuah sistem pengurusan pesakit adalah menambah baik tahap efisien pengurusan pesakit, memastikan pesakit dilayan dengan baik dan meningkatkan pengalaman dan hasil rawatan setiap pesakit.
Kenapa Perlu Guna Sistem Pengurusan Pesakit?
Industri penjagaan kesihatan sedar yang setiap pesakit hendak dilayan sebagai pengguna berbanding sebagai orang yang sakit.
Pengurusan pesakit yang baik akan memberikan spektrum layanan yang lebih baik dengan data dan maklumat yang betul supaya pesakit berpuas hati dengan servis dan layanan yang diberikan klinik dan hospital.
Tambahan, dalam perspektif seorang pengguna, pesakit akan menikmati pengalaman yang berbeza apabila mereka diberi pemahaman, didengari dan dijaga dengan baik.
Seperti yang telah dijelaskan di atas, sistem pengurusan pesakit sepatutnya memberikan pengalaman yang berbeza kepada pesakit dan memberi pulangan yang berbaloi pada klinik dan hospital.
Akan tetapi, tidak semua klinik dan hospital mampu mencapai tahap ini kerana mereka menggunakan sistem pengurusan klinik yang salah. Jom lihat apakah kekurangan yang ada pada sistem pengurusan klinik di pasaran.
1. Urus Database Secara Manual
Sungguhpun klinik menggunakan sistem pengurusan klinik, staf yang menguruskan klinik itu masih menguruskan database pesakit secara manual.
Proses manual ini termasuklah, mengisi maklumat, mengubah maklumat, menukar slot rawatan dan sebagainya.
Proses ini sebenarnya mengurangkan produktiviti staf dan semua proses manual ini boleh dilakukan secara automatik dengan sistem pengurusan pesakit yang betul.
2. Gagal Follow Up Pesakit Yang Betul
Salah satu teknik untuk naikkan sales dalam bisnes klinik adalah dengan follow up bekas pesakit yang memerlukan rawatan susulan.
Malangnya, bukan semua pesakit sesuai untuk anda follow up. Ada kemungkinan pesakit itu telah meninggal dunia, berpindah dan sebagainya.
Logiknya, database pesakit perlu disusun mengikut jenis, penyakit dan sejarah rawatan mereka supaya cara kerja follow up pesakit menjadi lebih licin dan berjaya bawa jualan (sales) pada klinik.
3. Tak Gunakan Database Pesakit Untuk Marketing
Fakta yang ramai tak boleh sangkal adalah, banyak klinik yang mengumpul dabatase pesakit berpuluh tahun lamanya. Ada klinik yang mempunyai lebih daripada 15,000 database pesakit.
Akan tetapi, apa gunanya database tersebut terperam di dalam sistem komputer jika tidak digunakan untuk tambah jualan (sales) klinik anda?
Sebaiknya, database sedia ada digunakan untuk follow up pesakit, peringatan rawatan dan promosi yang berkaitan dengan keperluan kesihatan pesakit.
4. Gagal Penuhkan Slot Harian
Suka atau tidak, kita tak boleh nafikan yang akan ada hari di mana slot harian klinik kosong tanpa pesakit. Slot yang kosong bermakna jualan sifar.
Cara yang paling baik adalah dengan menukar slot yang penuh ke slot yang kosong dengan tawarkan diskaun tambahan atau beri sesuatu yang pesakit inginkan.
3 Cara Pengurusan Pesakit Yang Betul
Sebenarnya, diskusi tentang cara pengurusan pesakit yang betul masih lagi menjadi topik hangat di antara semua usahawan klinik di Malaysia. Apa yang pasti, ada 3 cara asas yang anda perlu ikut dalam mengurus pesakit yang datang ke klinik anda.
1. Urus Tempahan Secara Online
Tempahan secara online bermaksud, semua tempahan yang masuk melalui media sosial, website, WhatsApp, telefon dan walk-in diuruskan secara online dalam satu sistem pengurusan yang boleh diakses staf anda.
Dengan cara ini, anda dapat tingkatkan produktiviti semua staf yang menguruskan pesakit dan lihat data dan maklumat yang penting tentang pesakit tanpa perlu menulis, menyimpan dan mencari fail pesakit secara manual.
2. Follow Up Pesakit
Follow up pesakit adalah aktiviti di mana pesakit diberitahu lebih awal tentang rawatan beserta informasi lain yang mereka perlukan sekurang-kurangnya 7 hari, 3 hari, 1 hari atau 2 jam sebelum tarikh rawatan.
Dengan cara ini, anda boleh kurangkan kadar ‘no-show’ atau pesakit yang tidak hadir ke klinik atas pelbagai alasan seperti terlupa, tertidur dan sebagainya.
3. Promosi & Marketing Pada Segmen Pesakit Yang Tepat
Setiap pesakit yang tersimpan dalam database berpotensi menjadi pesakit anda semula dan proses ini boleh berlaku berulang kali untuk 2 tahun – 5 tahun lamanya.
Bayangkan setiap sesi rawatan adalah RM100 dan pesakit itu mendapatkan rawatan sebanyak minima 10 kali dalam tempoh 2 tahun, setiap pesakit menyumbang RM1,000 kepada jualan (sales) klinik anda.
Caranya, anda perlu pecahkan dan segmenkan database pesakit mengikut jenis penyakit, umur, keperluan rawatan dan sebagainya. Kemudian, buat kempen dan promosi pada pesakit menerusi WhatsApp atau teks SMS.
Sistem Pengurusan Pesakit Terbaik di Malaysia
Clinic OS dari Yezza
ClinicOS dari Yezza merupakan sebuah sistem operasi klinik yang membantu pemilik klinik untuk tingkatkan keuntungan dan jimatkan masa dalam mengurus pesakit klinik anda.
ClinicOS merangkumi pengurusan temu janji, pengurusan pesakit dan pengurusan inventori. Berikut merupakan jenis klinik yang sesuai menggunakan ClinicOS dari Yezza :-
- Klinik GP
- Klinik Pakar
- Klinik Estetik
- Klinik Pergigian
- Klinik Perkongsian
- Klinik Kesihatan Mental
Dalam konteks pengurusan pesakit, urusan manual dalam tempahan slot seperti call & WhatsApp yang menjadi punca terlebih tempahan boleh dielakkan.
Proses manual dalam mengingatkan pesakit tentang temu janji, terlepas temujanji, meminta maklum balas dan review juga boleh diselesaikan dalam sistem ClinicOS.
ClinicOS dibangunkan oleh Yezza bagi memenuhi keperluan semasa industri klinik di Malaysia yang menghadapi proses pengurusan temu janji supaya usahawan klinik mampu lajukan proses tempahan temu janji dan sekaligus meningkatkan sales klinik mereka.
Anda boleh cuba ClinicOS secara percuma di sini.
Leave a Comment