Istilah invoice dan kwitansi barangkali telah familiar bagi kamu yang sering melakukan transaksi bisnis. baraPasalnya, kedua istilah tersebut menjadi dokumen yang sangat penting karena berperan sebagai alat bukti transaksi dan berisikan informasi penting terkait produk yang dipesan. Transaksi seakan-akan menjadi tidak valid jika tanpa keberadaan kedua dokumen tersebut.
Namun, belum banyak yang dapat membedakan bahwa kedua dokumen tersebut berbeda antara satu sama lain. Walaupun berisikan informasi yang hampir sama, nyatanya invoice dan kwitansi memiliki fungsi yang berbeda.
Artikel ini akan menjelaskan mengenai apa itu invoice dan faktur beserta dengan fungsi dan perbedaan diantara keduanya. Simak artikel berikut ini, ya!
Pengertian Invoice
Invoice atau faktur adalah sebuah dokumen yang diberikan kepada penjual kepada pembeli yang berisi tagihan pembayaran terhadap suatu produk. Invoice diberikan kepada pembeli sebelum melakukan pembayaran.
Invoice berisikan informasi produk, jumlah total pembayaran, metode pembayaran, tenggat waktu pembayaran, nomor invoice, dan informasi penting lainnya yang perlu disampaikan penjual kepada pembeli.
Umumnya, invoice terdiri dari dua rangkap, yaitu invoice untuk penjual dan pembeli. Invoice yang disimpan oleh penjual disebut faktur penjualan, sedangkan invoice yang diberikan kepada pembeli disebut faktur pembelian.
Namun, ada juga invoice yang terdiri dari tiga rangkap. Salinan pertama untuk pembeli, salinan kedua yang telah ditandatangani pembeli untuk disimpan oleh penjual, dan salinan ketiga sebagai lampiran penagihan dan disimpan di buku faktur. Jumlah rangkap bergantung kepada kebijakan penjual.
Fungsi Invoice
Sebenarnya fungsi utama invoice adalah sebagai bukti penagihan atas pembelian barang atau jasa dari penjual ke pembeli. Namun, nyatanya fungsi invoice dapat dirincikan kembali menjadi beberapa poin. Berikut adalah fungsi invoice:
- Sebagai tanda bukti dalam pencatatan pembukuan faktur.
- Sebagai rujukan jika terjadi kesalahan pengiriman barang.
- Memberikan informasi produk terkait pembelian barang atau jasa.
- Sebagai tanda bukti penagihan pembayaran terhadap pembelian barang atau jasa.
- Memberikan informasi jumlah tagihan yang harus dibayar oleh pembeli kepada penjual, sekaligus tata cara atau metode pembayarannya.
Baca Juga: Panduan Lengkap Membuat Proposal Usaha
Pengertian Kwitansi
Kwitansi adalah suatu tanda bukti transaksi dan pembayaran sejumlah uang terhadap pembayaran suatu produk, baik barang atau jasa. Tanda bukti ini diserahkan kepada konsumen atau pembeli ketika pembeli telah menerima barang atau menggunakan jasa, lalu penjual telah menerima pembayaran.
Secara isi, isi kwitansi tidak terlalu memiliki perbedaan dengan invoice. Umumnya berisikan informasi produk, jumlah total yang harus dibayar, tanggal pembayaran, tanda tangan kedua belah pihak (opsional), dan informasi penting lainnya tanpa adanya informasi tenggat waktu pembayaran.
Berbeda dengan invoice, kwitansi hanya terdiri dari dua rangkap. Yaitu kwitansi yang diberikan pembeli sebagai bukti pengeluaran uang dan kwitansi penjual sebagai bukti penerimaan pembayaran.
Fungsi Kwitansi
Fungsi utama kwitansi adalah sebagai tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi dan pembayaran atas pembelian barang atau jasa antara penjual dan pembeli. Namun, kamu dapat mengetahui lebih lengkap fungsi kwitansi sebagai berikut ini:
- Sebagai bukti bahwa uang telah diterima oleh penjual.
- Sebagai bukti untuk lampiran biaya pengeluaran pada buku besar.
- Memberikan informasi pembelian dan pembayaran terhadap barang atau jasa.
- Sebagai rujukan pengajuan refund jika terjadi kerusakan produk atau kelalaian penjual.
- Sebagai tanda bukti bahwa pembeli sudah menerima barang atau menggunakan jasa dan telah melakukan pembayaran.
Letak Perbedaan Invoice dan Kwitansi
Kita telah memahami bahwa perbedaan utama antara invoice dan kwitansi adalah berdasarkan dari fungsinya. Invoice berfungsi untuk menagih pembayaran dari konsumen, sedangkan kwitansi sebagai tanda terima transaksi dan pembayaran terhadap suatu produk.
Baca Juga: Pengertian, Contoh, dan Jenis E-Commerce
Namun, jika dilihat lebih luas, perbedaan invoice dan kwitansi ini juga terlihat dalam beberapa aspek. Tabel berikut ini akan menjelaskan apa beda invoice dan kwitansi secara lebih detail.
|
INVOICE |
KWITANSI |
| Sebagai bukti penagihan produk yang belum dibayar | Sebagai tanda terima atau bukti bahwa produk telah dibayar |
| Diberikan saat produk belum dibayar | DIberikan saat produk sudah lunas dibayar |
| Periode pembayaran bergantung pada tenggat waktu yang ditentukan penjual | Pembayaran dilakukan bersamaan dengan transaksi pembelian produk |
| Menunjukkan jumlah total serta jatuh tempo pembayaran | Menunjukkan jumlah total yang harus dibayar pada saat yang sama |
| Terdiri dari 3 rangkap invoice, yaitu untuk pembeli, penjual, dan salinan untuk simpanan buku invoice. | Terdiri dari 2 rangkap, yaitu untuk pembeli dan penjual. |
| Berisikan informasi produk, jumlah total tagihan, nomor invoice, pajak, metode pembayaran, tanggal terbit faktur, tenggat waktu pembayaran, tanda tangan penjual, dll. | Berisikan informasi produk, jumlah total yang harus dibayar, tanggal pembelian, nama dan tanda tangan kedua belah pihak, dll. |
Nah, itu dia informasi lengkap mengenai perbedaan antara invoice dan kwitansi. Secara garis besar, keduanya sangat dapat dibedakan melalui tujuan dan fungsinya. Invoice bertujuan sebagai bukti tagih pembayaran, sedangkan kwitansi sebagai bukti transaksi dan pembelian.
Namun, invoice dan kwitansi tidak memiliki perbedaan yang begitu jauh dari segi isi. Inilah mengapa masyarakat kerap kali sulit membedakan keduanya. Semoga artikel ini membantu kamu dalam memahami beda invoice dan kwitansi, ya!
Leave a Comment