Jika kamu seorang pebisnis, istilah kwitansi pasti sudah tidak asing lagi di telingamu. Kamu juga pastinya telah familiar bagaimana cara membuat dan bagaimana bentuk kwitansi pembayaran.
Kwitansi adalah sebuah dokumen yang berfungsi sebagai bukti pembayaran terhadap suatu produk, baik berupa barang atau jasa. Kwitansi diberikan kepada pihak pemberi uang ketika mereka telah menerima produk dan membayarnya secara lunas. Dalam hal ini, kwitansi juga berfungsi sebagai alat bukti transaksi yang valid.
Penggunaan kwitansi dalam dunia bisnis barangkali sudah tidak menjadi asing lagi. Tapi yang menjadi persoalan adalah apakah setiap pemilik bisnis sudah memiliki struktur kwitansi yang benar.
Jika belum memahaminya, ini bisa menjadi masalah yang berujung ketidakvalidan terhadap kwitansi pembayaran. Oleh karena itu, setiap pemilik bisnis perlu mengetahui bagaimana cara penulisan atau membuat kwitansi pembayaran yang benar.
Untuk membuat contoh kwitansi pembayaran yang benar, setidaknya kwitansi terdiri dari beberapa elemen wajib yang harus tercantum di dalamnya. Berikut adalah elemen-elemen wajib dalam kwitansi pembayaran:
1. Isi nomor transaksi
Nomor kwitansi adalah salah satu elemen penting yang wajib ada di kwitansi. Nomor ini penting karena berfungsi untuk mengidentifikasikan setiap transaksi yang terjadi. Selain itu, nomor kwitansi juga digunakan sebagai nomor urutan kwitansi pembayaran.
Nomor kwitansi umumnya terletak di bagian kiri paling atas kwitansi. Nomor ini juga terdiri dari urutan beberapa nomor yang isinya bergantung dengan ketentuan kebijakan perusahaan.
2. Tulis nama lengkap pemberi uang
Bagian ini berisikan nama lengkap dari sang pemberi uang. Untuk menjaga keamanan dalam bertransaksi, umumnya bagian ini dituliskan sesuai dengan nama yang tercantum dalam KTP atau kartu identitas yang membuktikan data pribadi pihak pemberi uang.
Baca Juga: Pengertian dan Jenis Bisnis Retail
3. Tulis jumlah nominal uang
Elemen ini sangat penting karena menjelaskan informasi mengenai jumlah uang yang telah diterima oleh pemberi uang. Pada bagian ini, umumnya nominal uang akan ditulis dengan dua cara. Yaitu menulisnya dengan menggunakan angka dan huruf.
Misalnya, kamu telah menerima uang sebesar 500.000, maka kamu harus menulisnya seperti ini: Rp. 500.000,- dan LIMA RATUS RIBU RUPIAH. Jumlah uang yang diterima dan yang dituliskan harus sama. Jika tidak, maka akan terjadi kesalahan perhitungan dan harus dipertanggungjawabkan kesaksiannya.
4. Tulis tujuan penyerahan uang
Maksud dari tujuan penyerahan uang juga harus dijelaskan secara detail dalam kwitansi. Misalnya, kamu telah menerima uang dari konsumen yang membeli hasil produksimu. Maka tuliskan dengan jelas nama produknya, jumlah unit yang dibeli, dan informasi lain yang sekiranya dibutuhkan kejelasannya.
5. Lengkapi lokasi dan tanggal transaksi
Elemen ini sebenarnya cukup penting untuk dicantumkan ke dalam kwitansi. Jelaskanlah lokasi dan tanggal terjadinya transaksi.
Jika informasi lokasi dibutuhkan, cantumkan alamat lengkap terjadinya penyerahan uang dan produk. Lalu, jangan lupa untuk mencantumkan waktunya secara detail. Yaitu tuliskan hari, tanggal, bulan, dan tahun.
Elemen ini dibutuhkan agar nantinya ketika kamu, sebagai penerima uang, dibutuhkan pertanggungjawaban dan kesaksian, kamu dapat dengan mudah menjelaskan kronologi transaksi pembayaran tersebut.
Baca Juga: Pengertian, Jenis, dan Fungsi Barcode
6. Beri stempel & materai
Pada bagian ini, kedua belah pihak (pemberi dan penerima uang) harus menandatangani lembar kwitansi terlebih dahulu. Umumnya, tanda tangan dituliskan di atas materai, lalu diberikan stempel.
Tanda tangan kedua belah pihak, stempel, dan materai ini sangat penting karena membuktikan legalitas transaksi pembayaran dan sebagai pertanggungjawaban atas kedua belah pihak sebagai pelaku transaksi.
Untuk mengetahui bagaimana bentuk kwitansi lebih jelas, berikut adalah contoh kwitansi beserta elemen-elemennya yang bisa dijadikan referensi:
Keterangan:
1 = Nomor transaksi
2 = Nama lengkap pemberi uang
3 = Jumlah nominal uang
4 = Tujuan penyerahan uang
5 = Lokasi dan tanggal transaksi
6 = Tanda tangan, stempel dan materai
Nah, itu dia 6 elemen penting yang wajib ada pada lembar kwitansi. Keenam elemen ini sangat penting karena sebagai bukti legalitas dan keabsahan transaksi pembayaran. Jika salah satu di antara elemen ini tidak ada, kemungkinan transaksi pembayaran tidak valid dan diragukan legalitasnya.
Oleh karena itu, usahakan untuk selalu mencantumkan keenam elemen tersebut untuk menjadi contoh penulisan kwitansi pembayaran yang benar. Semoga artikel ini membantu!
Leave a Comment