Invois adalah dokumen penting dalam proses jualan dan seperti yang kita semua tahu, jualan adalah nyawa sebuah bisnes. Malangnya, ramai yang belum faham maksud invois dan keliru dengan resit!
Setiap orang usahawan yang menjalankan bisnes perlu ada template contoh invois sendiri dalam perniagaan.
Jika anda seorang solopreneur atau usahawan yang baru menjalankan perniagaan, sila ambil tahu topik invois ini kerana masa depan kewangan perniagaan anda ditentukan dengan komponen kecil seperti ini.
Baca : Apa Itu Solopreneur? Ini Maksud & Contoh Beserta Idea Bisnes
Maksud Invois Yang Sebenar
Invois adalah satu dokumen yang diberikan penjual kepada pembeli untuk mengutip bayaran barang atau perkhidmatan.
Sebuah invois merangkumi maklumat seperti kos produk atau caj perkhidmatan yang dikenakan kepada pembeli.
Invois berfungsi sebagai rekod transaksi yang sah dengan syarat, invois tersebut mempunyai maklumat :-
- Pembeli
- Penjual
- Detail produk/servis
- Harga produk/caj servis
- Terma pembayaran invois
Sejarah invois dapat ditelusuri ribuan tahun lamanya. Semenjak dahulu, aktiviti perdagangan dan komersial di antara manusia telah lama menggunakan sistem invois.
- Tamadun Mesopotamia – Rekod awal invois pada ukiran batu
- Tamadun Rom – Invois tulisan tangan pada kertas & kulit haiwan
- 1965 – Invois elektronik pertama di Amerika Syarikat menggunakan Telex.
- 1994 – Online invois digunakan oleh Amazon dalam menjual buku online
- 2010 – Mobile invois digunakan secara automatik, cepat dan cepat dengan smartphone
Contoh Invois Dalam Bisnes Yang Wujud
Sebuah dokumen invois yang sah wajib mempunyai lapan komponen ini iaitu :-
- Detail penjual
- Detail pelanggan
- Nombor invois
- Tarikh invois
- Tarikh akhir pembayaran
- Detail produk/servis
- Jumlah pembayaran
Rujuk gambar di bawah untuk faham bagaimana rupa dan contoh invois dalam bisnes yang betul.
5 Fungsi Invois Dalam Bisnes
Sebenarnya invois adalah satu dokumen yang sangat ‘straight-forward’ untuk pembayaran. Tapi, ada lima jenis fungsi dan kegunaan invois dalam bisnes.
1. Rekod Jualan
Semua transaksi jualan bisnes perlu direkodkan dalam bentuk invois. Jika anda ada rekod transaksi harian dan dikumpulkan dalam satu tempat, mudah untuk anda pantau prestasi jualan.
Jika anda jual barang, invois boleh digunakan untuk semak jumlah stok barang dan urus stok barang.
2. Akaun Syarikat
Akaun adalah bahasa dalam bisnes. Invois merupakan bukti transaksi duit masuk yang utama untuk perakaunan syarikat.
Dengan cara ini, bisnes dan pelanggan bisnes anda boleh semak transaksi duit keluar masuk mereka.
3. Dokumen Cukai
Dalam skop yang lebih detail, invois bantu bisnes anda susun dan rancang cukai tahunan syarikat.
Cukai syarikat wajib di bayar, tetapi anda boleh rancang untuk bayar kadar cukai yang sesuai dengan prestasi syarikat.
4. Perlindungan Perundangan
Invois adalah dokumen yang mengesahkan akan produk yang anda jual atau servis yang anda buat untuk pelanggan.
Dengan invois, anda boleh lindung bisnes anda dari tindakan undang-undang dari pelanggan.
Sebaiknya, invois perlu ditandatangani kerana invois jenis ini biasanya dikategorikan sebagai dokumen yang sah.
5. Strategi Bisnes
Ramai yang tak tahu bahawa invois boleh digunakan untuk rangka dan rancang strategi bisnes masa depan.
Bisnes yang bagus akan sentiasa menaik taraf kualiti produk dan kualiti servis.
Invois juga boleh digunakan untuk menganalisa metrik jualan dan produk atau servis yang popular di kalangan pelanggan anda.
Baca : 1/3 Usahawan Tak Tahu Maksud & Cara Kira Margin Keuntungan
Apa Beza Invois Dan Resit?
Ada perbezaan di antara beza invois dan resit walaupun kedua-duanya adalah rekod dan bukti transaksi jual beli. Rujuk kolum di bawah untuk tahu empat beza invois dan resit.
| Invois | Resit |
| Dikeluarkan untuk meminta bayaran | Bukti bayaran telah dibuat pembeli |
| Dokumen sebelum pembayaran dibuat | Resit diberikan selepas pembayaran |
| Detail produk/servis dan jumlah pembayaran | Bukti pemilikan produk oleh pembeli |
| Detail pembayaran penjual & tarikh akhir pembayaran | Detail jumlah bayaran dan cara pembayaran |
5 Jenis Invois Yang Wujud Dalam Bisnes
1. Sebut Harga (Pro Forma)
Merupakan invois yang dikeluarkan bisnes sebelum berlaku jualan.
Sebut harga bukanlah dokumen pengesahan jualan, tetapi sekadar sebut harga untuk pelanggan/pembeli tahu harga anggaran produk/servis.
Contohnya, sebuah bisnes katering memberikan sebut harga awal pada pelanggan yang ingin tempah servis mereka di masa depan.
2. Invois Interim
Dikategorikan sebagai pecahan invois untuk pelbagai pembayaran dalam satu tempoh masa. Lazimnya digunakan oleh bisnes yang menjalankan bisnes jenis servis dan pembinaan.
Contohnya, seorang kontraktor memberikan invois interim pada servis renovasi dan hiasan dalaman rumah di Damansara Perdana.
3. Invois Kredit
Dikeluarkan bila pembeli ingin bayaran balik penuh atau separa ekoran kesilapan yang dilakukan penjual kerana dalam invois asal.
Lazimnya berlaku kerana barang yang dijual salah, kurang kuantiti atau salah harga.
Contoh, penjual gajet & aksesori iPhone keluarkan invois kredit pada pelanggan kerana memberikan casing iPhone yang premium (lebih mahal) sedangkan pelanggan ingin casing iPhone yang standard (lebih murah).
4. Invois Hutang
Bila penjual tidak mendapat bayaran penuh dari pelanggan, mereka akan keluarkan satu dokumen untuk menuntut hutang.
Biasanya terjadi kerana salah faham, kurang dana kewangan dan banyak lagi alasan.
5. Invois Komersial
Dikeluarkan sebagai satu dokumen sah untuk transaksi antarabangsa dan digunakan pelanggan sebagai pengesahan pembelian produk/servis.
Sistem perundangan sesetengah negara memerlukan invois komersial sebagai dokumen sokongan untuk urusan kastam dan imigresen.
6. Invois Berulang
Invois jenis ini dikeluarkan penjual pada pelanggan yang membeli atau menggunakan produk dan servis mereka secara berulang untuk satu tempoh masa.
Contohnya, bisnes penjagaan bayi akan mengeluarkan invois berulang seperti ini.
Cara Buat Invois Online PERCUMA
Ada banyak teknik dan cara untuk buat invois online, cara yang paling mudah adalah dengan menggunakan website ‘on-demand’ invois yang mampu menyiapkan dokumen invois anda dalam masa yang cepat, selamat dan mudah.
Kesimpulannya, invois adalah dokumen penting untuk semua jenis bisnes tidak kira saiz, niche dan industri.
Bahkan, untuk golongan freelancer dan solopreneur juga tidak terkecuali dalam invois.
Kuasai asas bisnes dengan rekodkan semua urusan duit masuk dan keluar untuk rekod kewangan syarikat anda.
Fungsi invois terbesar tentunya sebagai dokumen sokongan untuk perancangan cukai dan merancang strategi bisnes di masa hadapan.
Leave a Comment