Ketika bertransaksi, kerap kali kamu memberikan atau menerima invoice yang tercetak di kertas, bukan? Barangkali kertas tersebut dapat hilang, robek, dan rusak, sehingga kesulitan untuk menagih pembayaran kepada klien. Oleh karena itu, kamu perlu membuat invoice secara online yang tentu saja tidak mudah hilang dan rusak.
Untuk memilikinya secara online, mungkin kamu bisa membuatnya secara manual dengan menggunakan Microsoft Word atau Excel. Namun, hal ini memerlukan waktu yang lama dan cukup merepotkan.
Oleh karena itu, dalam artikel ini, Yezza akan merekomendasikan website dan aplikasi yang menyediakan fitur pembuatan invoice secara online. Kini, kamu tidak perlu lagi mengalami kehilangan kertas invoice. Simak artikel berikut untuk tau lebih lanjut, ya!
Pengertian Invoice
Invoice adalah sebuah dokumen yang ditujukan kepada pembeli sebagai alat untuk menagih suatu pembayaran terhadap produk, baik berupa barang atau jasa. Secara teknis, invoice diberikan kepada pembeli saat sebelum pembayaran. Inilah mengapa invoice digunakan sebagai bukti tagihan.
Umumnya, invoice berisikan informasi-informasi penting terkait transaksi yang terjadi. Contohnya adalah seperti berikut ini:
- Nomor invoice
- Informasi produk
- Total pembayaran
- Metode pembayaran
- Tenggat waktu pembayaran
- Logo perusahaan atau brand
- Informasi data pembeli atau klien
Umumnya, invoice terdiri dari dua lembar dokumen. Satu lembar diberikan kepada pembeli dan satu lembar diberikan kepada penyedia jasa atau barang. Namun, beberapa perusahaan atau individu kerap kali menyediakan invoice sebanyak tiga lembar sebagai arsip dokumen untuk pencatatan dalam buku besar.
Baca Juga: Cara Membuat Kwitansi untuk Transaksi Jual Beli
Fungsi Invoice
Secara fungsi, invoice bertujuan digunakan sebagai alat bukti penagihan terhadap suatu pembayaran produk atau jasa. Namun, jika diteliti lebih lanjut, invoice memiliki beberapa fungsi yang dapat menguntungkan kedua belah pihak (penjual dan pembeli). Berikut adalah fungsi dari invoice yang perlu kamu ketahui:
- Sebagai tanda bukti dalam pencatatan pembukuan faktur.
- Sebagai rujukan jika terjadi kesalahan pengiriman barang.
- Memberikan informasi produk terkait pembelian barang atau jasa.
- Sebagai tanda bukti penagihan pembayaran terhadap pembelian barang atau jasa.
- Memberikan informasi jumlah tagihan yang harus dibayar oleh pembeli kepada penjual, sekaligus tata cara atau metode pembayarannya.
Aplikasi Untuk Membuat Invoice Online Gratis
Nah, setelah memahami definisi dan fungsi dari invoice, barangkali kini kamu menyadari bahwa dokumen ini sangat penting untuk keberlangsungan transaksi pembayaran. Invoice secara fungsi memang sangat menguntungkan kedua belah pihak antara penjual dan pembeli.
Perlu kamu ketahui bahwa invoice kini bisa dibuat secara online tanpa harus mencetaknya. Mungkin kamu bisa saja membuat format isinya sesuai dengan apa yang kamu mau melalui Microsoft Excel atau Word, namun hal itu tentu saja cukup merepotkan dan memakan waktu yang lama.
Oleh karena itu, berikut Yezza rekomendasikan beberapa aplikasi pembuat invoice yang bisa kamu buat secara online.
1. Paper ID
Paper IDadalah sebuah website yang menyediakan jasa pembuatan online secara cepat. Tanpa harus menginstall aplikasi, kamu bisa membuat invoice secara cepat di websitenya secara GRATIS!
Jika kamu belum memiliki akun Paper ID, maka kamu harus membuat akun terlebih dahulu. Berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Isi email, nama lengkap, dan kode referral (jika ada).
2. Masukkan data-data yang diminta oleh Paper ID. Lalu, klik Lanjut.
3. Isilah informasi perusahaan. Jika kamu seorang freelancer, pilih bagian Perorangan dalam menu Badan Usaha.
4. Lalu, kamu akan ditanyakan beberapa informasi mengenai Paper ID. Jika sudah, klik Mulai Gunakan Paper ID.
5. Selanjutnya, kamu akan diajak menjalani tutorial dari pilihan fitur yang disediakan oleh Paper ID ini.
6. Berikut adalah contoh invoice yang dibuat menggunakan Paper ID.
2. Zoho Invoice
Zoho adalah perusahaan penyedia jasa aplikasi web yang kerap kali dimanfaatkan oleh pebisnis skala kecil atau freelancer. Produk jasa yang dimiliki Zoho adalah fitur pembukuan, email bisnis, CRM, akuntansi, project management, dan salah satunya adalah pembuatan invoice online.
Zoho menyediakan fitur invoice online secara gratis. Jika kamu telah memiliki akun Zoho, kamu dapat dengan mudah menyimpan invoice yang nantinya bisa dimonitor, dicetak dan diunduh di kemudian hari.
Berikut adalah contoh invoice yang dibuat menggunakan Zoho:
3. Wave Financial 
Wave adalah salah satu perusahaan yang membantu para pebisnis, baik skala besar atau kecil, dalam mengatur keuangan penjualan mereka. Wave menyediakan beberapa fitur, yaitu Payments, Accounting, Banking, Payroll, Advisors, dan salah satunya adalah Invoicing.
Wave memiliki fitur unik dalam pembuatan invoice online. Kamu bisa dengan mudah melihat status invoice yang telah dikirimkan kepada klienmu. Terdapat tiga indikator invoice di dalamnya, yaitu Received, Viewed, dan Opened.
Baca Juga: Cara Mudah Membangun Bisnis Online
Invoice akan menampilkan status Received jika invoice telah dikirim ke klien. Status Viewed jika telah dilihat oleh klien. Lalu, status Opened jika invoice telah dibuka. Menarik, bukan? Kini kamu tidak perlu khawatir jika klien barangkali tidak menerima invoice yang kamu kirim. Kamu hanya perlu menunggu dan memantau status invoice.
Berikut adalah contoh invoice jika kamu membuatnya menggunakan Wave Financial:
4. Invoice Generator
Invoice Generator adalah website pendahulu dari pembuat invoice online lainnya. Tidak berbeda jauh dengan website lainnya, Invoice Generator menyediakan fitur-fitur terkait pembuatan invoice. Namun, yang membedakan dari yang lainnya adalah kamu tidak perlu membuat akun jika ingin menggunakan Invoice Generator.
5. Invoice Simple
Website yang terakhir adalah Invoice Simple. Persis seperti namanya, Invoice Simple merupakan website dan aplikasi invoice yang sangat mudah. Kamu hanya perlu langsung mengisi informasi-informasi yang dibutuhkan pada saat transaksi.
Seperti informasi klien, jumlah penagihan, tenggat waktu, dan lain-lainnya. Setelah semua kolom terisi, kamu bisa langsung mengirimkannya kepada klien.
Nah, itu dia website dan aplikasi gratis yang dapat kamu gunakan untuk membuat invoice online. Sebenarnya, ada lebih banyak lagi pilihan website dan aplikasi yang menyediakan pembuatan invoice online.
Namun, Yezza rekomendasikan website dan aplikasi yang menyediakan fitur secara gratis. Kini, kamu telah mengetahui cara membuat invoice tagihan secara online, tanpa repot-repot khawatir kehilangan kertas invoice. Selamat mencoba dan selamat berbisnis!
Leave a Comment